Apabila terdapat Pegawai Neperi Sipil yang hilang, maka pejabat yang berwenang membuat surat pernyataan hilang selambat-lambatnya pada akhir bulan kedua sejak yang bersangkutan hilang. Pegawai yang hilang tersebut dianggap telah meninggal dunia pada akhir bulan ke-12 (dua belas) sejak dinyatakan hilang berdasarkan berita acara atau surat keterangan dari pejabat yang berwajib atau kepolisian.

Surat keterang dari pejabat biasanya harus dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung meliputi:

1. Berita Acara atau Surat Keterangan Kepolisian yang menyatakan PNS tersebut hilang;
2. Surat Keterangan dari maskapai penerbangan bahwa PNS tersebut adalah penumpang dari pesawat terbang yang jatuh mengalami kecelakaan dan sampai sekarang belum ditemukan;
3. Berita media massa.