Pembagian kewenangan dalam UU Keuangan Negara dan UU Perbendaharaan Negara dimana pengelolaan pembayaran gaji PNS pusat sudah diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing instansi. Sebelumnya, KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, sebagai instansi pembayar) masih melakukan pemeriksaan terhadap daftar gaji dan dokumen pendukung.

Setelah diserahkan, pemeriksaan dokumen tidak lagi dilaksanakan oleh KPPN, tetapi diserahkan kepada pejabat perbendaharaan di setiap instansi. KPPN hanya menerima Surat Perintah Membayar (SPM), arsip data komputer (ADK/file) aplikasi gaji, daftar penerima serta daftar perubahan. Praktis, untuk check and balance serta pengawasan pembayaran gaji, sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing instansi dan sistem yang ada.

Untuk proses pembayaran gaji diperlukan adanya daftar gaji yang dibuat dengan satu aplikasi wajib yang dikenal dengan nama aplikasi GPP (Gaji PNS Pusat). Faktanya, tidak semua pejabat perbendaharaan setiap instansi paham akan proses penyusunan daftar gaji ini.

Maksud saya adalah sebelum daftar gaji dibuat, ada proses input data terutama komponen gaji pokok, jumlah anggota keluarga dan besaran tunjangan jabatan. Sebelum input dilakukan dibutuhkan dokumen persyaratan sebagai dasar penentuan gaji pokok, besaran tunjangan dan jumlah anggota keluarga.

Daftar pertanyaan dibawah ini harus bisa dijawab agar tidak ada keraguan akan kebenaran pembayaran gaji.

Apakah gaji pokok yang terinput dalam aplikasi GPP sudah sesuai dengan hak setiap pegawai?
Apakah jumlah anggota keluarga yang terinput dalam aplikasi GPP sudah sesuai dengan tanggungan pegawai?
Apakah anggota keluarga tersebut masih berhak mendapatkan tunjangan?
Apakah besaran tunjangan sudah sesuai dengan jabatannya?
Apakah nama pegawai yang tercantum dalam daftar gaji, benar-benar nyata keberadaannya?
Salah satu komponen utama dalam pembayaran gaji adalah gaji pokok. Memang untuk menentukan besaran gaji pokok bukan hal yang sulit karena sudah ada tabel gaji pokok, tetapi bukan pula hal yang sangat mudah. Ada perhitungan masa kerja yang disesuaikan dengan tabel gaji pokok. Ini yang perlu dipahami. Ada dua dokumen yang menetapkan gaji pokok yaitu surat keputusan (SK) kenaikan pangkat dan Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala (SP KGB). Soal SK kenaikan pangkat tidak menjadi masalah karena SK ini dibuat oleh institusi yang memang sudah ahlinya dan secara khusus menanganinya. Tetapi bagaimana dengan SP KGB?

Jika dulu ada instansi yaitu KPPN yang memeriksa setiap SP KGB, sekarang sudah tidak lagi. Apakah sudah yakin, KGB itu benar? Tidak ada yang tahu. Misalnya: ada instansi yang keliru menghitung masa kerja dan salah melihat tabel gaji pokok, sehingga langsung lompat 4 tahun, maka pegawai akan diuntungkan. Bisa juga sebaliknya, ada gaji pokok pegawai yang ternyata kurang dari seharusnya, sehingga merugikan pegawai tersebut selama bertahun-tahun.

Dengan pembayaran gaji yang langsung masuk ke rekening pegawai, umumnya pegawai tidak tahu lagi bagaimana sebenarnya perhitungan gajinya di daftar gaji. Pegawai hanya tahu jumlah bersih yang masuk rekening.

Dulu, pegawai masih menandatangani daftar gaji. Saat ini, pegawai harus proaktif bertanya atau mengecek sendiri ke pembuat daftar gaji. Meski sebenarnya ada cetakan slip gaji, tetapi yang tercantum disitu adalah gaji bersih dan potongan-potongan kewajiban termasuk cicilan hutang di bank atau koperasi. Jadi bukan rincian komponen dalam daftar gaji.

Tugas untuk mengawasi dan melakukan audit terhadap pembayaran gaji atau tepatnya audit daftar gaji beserta dokumen dasarnya? Disinilah peran pengawas fungsional intern atau Inspektorat Jenderal menjadi penting. Mereka mesti belajar bagaimana menghitung masa kerja pegawai, bagaimana SP KGB disusun, lalu dicocokan dengan daftar gaji, mengecek daftar gaji, dan apakah pertanyaan-pertanyaan diatas sudah sesuai dan sudah dipenuhi persyaratannya.

Apalagi, jika ternyata ada pegawai yang sudah meninggal dunia, atau sudah keluar dari pegawai, tetapi masih saja dimintakan gajinya. Apakah sistem sudah mengantisipasinya? Yang perlu diingat adalah di belakang sistem, tetap saja ada manusia yang perlu mendapat pengawasan.